Автор: Мария Якимовская
Когда мы задаёмся вопросом, как эффективно управлять организацией, чтобы не сидеть в операционке по 24 часа, на первый план выходит планирование.
Но как планировать в условиях неопределённости или в кризис, когда непонятно, что принесёт завтрашний день? Об этом в своей новой статье в рубрике «Будни эффективного руководителя» расскажет Мария Якимовская, эксперт сферы HoReCа, управляющий партнёр многофункционального загородного комплекса «Чулково Клаб».
Какое планирование использовать в кризисных ситуациях?
С одной стороны, жёстко планировать в подобных условиях невозможно, нужно держать нос по ветру. С другой – если не планировать, не ставить цели, то можно совсем сбиться с курса и затонуть. Где та грань, которая позволит планировать, не планируя?
Я думаю, в кризис нужно забыть о стратегическом планировании и развить в себе навык гибкого планирования.
Приходит на ум такая аналогия: в острый период заболевания человеку постоянно измеряют температуру. Невозможно спрогнозировать, как дальше будет развиваться болезнь, но, исходя из показателей температуры тела, врач корректирует дальнейшее лечение.
Так и в бизнесе, кризис – это болезнь. Температура – показатели деятельности организации, которые надо постоянно измерять и контролировать. Исходя из «показаний градусника» планировать дальнейшие действия. Цель – вылечить, то есть сделать показатели по организации со знаком плюс.
Гибкое планирование – это, с одной стороны, процесс, требующий повышенного внимания и сосредоточенности. С другой – простор для творчества, смелых и неожиданных решений.
3 точки контроля при гибком планировании:
1. Расходная часть.
Составляем план при самом пессимистичном развитии событий: «всё будет плохо, к нам никто не приедет». Впишемся мы при этом в минимум или в операционный ноль? Если нет, значит сокращаем то, что можно сократить, или переносим траты на другой период, когда будет более благоприятная ситуация.
Загородный комплекс «Чулково Клаб»
2. Выручка.
Её контролируем каждый день. В помощь отчёты:
- Входящий звонок. Сколько звонков в день? Какая конверсия при бронировании?
- Бронирования: глубина бронирования, сравнительный анализ по прошлым периодам.
Короткие сводки по выручке смотрим каждый день по каждому подразделению, а раз в неделю – сводка план/факт. В зависимости от полученных результатов, корректируем дальнейшие действия.
3. Система мотивации.
Смотрим, способна ли действующая система мотивации вдохновить сотрудника на подвиг? Заинтересованы ли в нынешних условиях менеджеры по продажам перевыполнять план, чтобы заработать больше денег для отеля и получить больше самим? Если выясняем, что нет, пересматриваем систему мотивации.
Гибкое планирование в деле
Для наглядности рассмотрим на примере, как работает гибкое или антикризисное планирование.
Вводные данные. Отель планирует заработать 1 млн за месяц и сделать загрузку не менее 30%.
- Маркетинг. Создаём комплексное предложение. Повышаем ценность наших номеров, включая доп. услуги, пересматриваем фотографии, перетряхиваем рекламные кампании.
- Устанавливаем жёсткий контроль за расходованием средств. Только операционные траты, никаких вложений и закупок.
- Ежедневно контролируем выручку и анализируем показатели.
4. Исходя из п. 3 принимаем решение:
► сокращать ли расходы или персонал, чтобы не уйти в убыток,
► поменять рекламные кампании,
Например, создать новое предложение или сделать упор на продажу того, на что уже есть сформированный спрос.
► мотивировать сотрудников совершить подвиг и сделать всё же план 1 млн.,
Например, можно:
– пересмотреть систему мотивации, повысив нижний порог.
И так действуем каждую неделю! Это стабильная нестабильность в условиях кризиса.
Вместо заключения.
На примере кажется, что всё легко. Но для этой лёгкости требуются:
- чётко простроенная структура,
- система мотивации,
- грамотная и «говорящая» отчётность,
- контроль входящего звонка,
- сотрудники, ориентированные на результат.
Поэтому любой процесс в компании, в том числе и планирование, – это «многоходовка», затрагивающая все или почти все жизненные циклы отеля. Но за «ниточки» процессов дёргаете вы – руководитель, выстраивая систему эффективного управления через основные направления: планирование, структуру, мотивацию, контроль.
Так вы упрощаете себе рабочую жизнь в будущем, делая её прогнозируемой и стабильной.